GoBD-konforme digitale Rechnungsarchivierung mit Signique

"Signique ist eine moderne SaaS-Lösung, die kleinen und mittleren Unternehmen dabei hilft, ihre Rechnungsprozesse digital, effizient und übersichtlich zu gestalten. Von der Rechnungseingangsbearbeitung über die Prüfung und Freigabe bis hin zum Export in die Buchhaltung unterstützt die Software Unternehmen dabei, manuelle Arbeitsschritte zu reduzieren und interne Abläufe zu vereinfachen. Dadurch entsteht ein zentraler digitaler Prozess, der den Umgang mit Eingangsrechnungen transparenter und besser nachvollziehbar macht.

Ein wichtiger Bestandteil von Signique ist die automatisierte Erfassung von  Software Rechnungsfreigabe Rechnungsdaten mithilfe von OCR-Technologie. Eingehende Rechnungen können digital erfasst und relevante Informationen strukturiert übernommen werden. Statt Rechnungen in unterschiedlichen E-Mail-Postfächern oder Papierordnern zu verwalten, steht ein zentraler digitaler Rechnungseingang zur Verfügung. So können zuständige Mitarbeiter Rechnungen schneller finden, bearbeiten und an die jeweils verantwortlichen Personen weiterleiten.

Für die interne Rechnungsprüfung bietet Signique mehrstufige Freigabeworkflows. Unternehmen können Abläufe entsprechend ihrer internen Zuständigkeiten organisieren und Rechnungen zur Prüfung an die richtigen Mitarbeiter weitergeben. Die digitale Rechnungsfreigabe kann dabei auch mobil erfolgen, sodass Genehmigungen nicht zwingend an einen bestimmten Arbeitsplatz gebunden sind. Dies kann insbesondere für Unternehmen hilfreich sein, deren Mitarbeiter regelmäßig unterwegs sind oder im Homeoffice arbeiten.

Darüber hinaus unterstützt Signique bei der Vermeidung von Doppelverarbeitungen durch eine integrierte Duplikaterkennung. Nach der Freigabe können Rechnungsdaten für die weitere Verarbeitung und den Buchhaltungsexport bereitgestellt werden. Die Integration beziehungsweise der Export zu DATEV erleichtert dabei die Übergabe relevanter Informationen an bestehende Buchhaltungsprozesse. Unternehmen können dadurch ihre digitalen Rechnungsabläufe stärker mit ihrer Finanzbuchhaltung verbinden und Medienbrüche reduzieren.

Auch die revisionsgerechte Aufbewahrung von Rechnungen spielt eine wichtige Rolle. Signique bietet eine GoBD-konforme Rechnungsarchivierung und berücksichtigt zugleich Anforderungen an die DSGVO-konforme Verarbeitung personenbezogener Daten. Für Unternehmen bedeutet dies, dass digitale Rechnungsdokumente strukturiert verwaltet und für berechtigte Nutzer nachvollziehbar bereitgestellt werden können. Die Kombination aus zentraler Ablage, automatisierter Datenerfassung und digitalen Freigabeprozessen schafft damit eine einheitliche Grundlage für die tägliche Rechnungsbearbeitung.

Insgesamt richtet sich Signique an KMU, die ihre Kreditorenprozesse modernisieren und den Weg von der Rechnungserfassung bis zur Buchhaltung stärker digitalisieren möchten. Funktionen wie OCR-Datenerfassung, zentrale Rechnungseingänge, mehrstufige Freigaben, mobile Genehmigungen, Duplikaterkennung, DATEV-Export sowie GoBD- und DSGVO-orientierte Prozesse verbinden verschiedene Arbeitsschritte in einer digitalen Lösung. Dadurch kann Signique dazu beitragen, Rechnungsprozesse übersichtlicher, strukturierter und effizienter zu organisieren."

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