Von der Rechnungserfassung bis zur Buchhaltung mit Signique arbeiten

"Signique ist eine moderne SaaS-Lösung, die kleinen und mittelständischen Unternehmen dabei hilft, ihre Rechnungsfreigabe und Kreditorenbuchhaltung digital zu organisieren. Anstatt Rechnungen manuell zu sortieren, weiterzuleiten und zur Freigabe vorzulegen, können Unternehmen den gesamten Prozess zentral und strukturiert abbilden. Von der Rechnungserfassung über die Prüfung und Genehmigung bis hin zum Export in die Buchhaltung unterstützt Signique einen effizienteren und transparenteren Workflow.

Ein wichtiger Bestandteil der Lösung ist die automatisierte  Software Rechnungsfreigabe   Erfassung von Rechnungsdaten mithilfe von OCR-Technologie. Eingehende Rechnungen können digital erfasst und relevante Informationen automatisch ausgelesen werden. Dadurch reduziert sich der Aufwand für die manuelle Dateneingabe. Gleichzeitig dient ein zentraler digitaler Rechnungseingang als übersichtliche Anlaufstelle für eingehende Dokumente, sodass Rechnungen schneller gefunden, bearbeitet und den zuständigen Personen zugeordnet werden können.

Signique ermöglicht außerdem mehrstufige Freigabeprozesse, die an unterschiedliche Unternehmensstrukturen angepasst werden können. Rechnungen lassen sich digital prüfen und freigeben, wobei auch eine mobile Genehmigung unterstützt wird. Das kann insbesondere für Unternehmen mit mehreren Verantwortlichen oder dezentralen Teams hilfreich sein. Funktionen zur Erkennung von Duplikaten tragen zusätzlich dazu bei, doppelt eingereichte Rechnungen zu identifizieren und unnötige Verarbeitungsschritte zu vermeiden.

Für die weitere Buchhaltung bietet Signique eine Integration beziehungsweise einen Export zu DATEV. Dadurch können freigegebene Rechnungsinformationen für die nachgelagerte Buchhaltung bereitgestellt werden. Die digitale Archivierung unterstützt zudem eine strukturierte Aufbewahrung von Rechnungsunterlagen. Im beschriebenen Funktionsumfang berücksichtigt Signique dabei auch Anforderungen an eine GoBD-konforme Rechnungsarchivierung, was für Unternehmen bei der digitalen Verwaltung steuerrelevanter Dokumente von Bedeutung ist.

Ein weiterer Aspekt ist der Datenschutz. Signique ist auf eine DSGVO-konforme Verarbeitung ausgelegt und berücksichtigt damit die Anforderungen an den Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb digitaler Rechnungsprozesse. Gerade bei Rechnungen können sensible Unternehmens- und Kontaktdaten enthalten sein, weshalb kontrollierte Zugriffs- und Verarbeitungsprozesse eine wichtige Rolle spielen. Die Kombination aus digitaler Erfassung, Freigabe, Archivierung und Buchhaltungsexport schafft dabei einen zusammenhängenden Prozess.

Insgesamt richtet sich Signique an Unternehmen, die ihre Rechnungsverarbeitung vereinfachen und stärker digitalisieren möchten. Durch Funktionen wie OCR-Erfassung, zentrale Rechnungsverwaltung, mehrstufige Freigaben, mobile Genehmigungen, Duplikaterkennung sowie DATEV-Export können wiederkehrende manuelle Aufgaben reduziert und Prozesse übersichtlicher gestaltet werden. Für kleine und mittelständische Unternehmen kann eine solche Lösung insbesondere dann interessant sein, wenn das Rechnungsvolumen wächst und eine nachvollziehbare, strukturierte Bearbeitung zunehmend wichtig wird."